Felkészültek a KKV-k az online számlázásra?

  • február 21, 2018
1024 639 eNet

A mikro-, kis- és középvállalkozások egyre inkább nyitnak a digitális számlázási megoldások felé: e vállalkozások közel tizede jelenleg is online számlázóprogramot használ. A céges számlázási folyamatok újragondolásának aktualitást ad a NAV 2018. július 1-jétől bevezetésre kerülő online adatszolgáltatási kötelezettsége. A KKV szektor jelenlegi számlázási gyakorlatát, a NAV-kötelezettségre való felkészültségét járta körül az eNET Internetkutató és a Számlázz.hu közös, a hazai mikro-, kis- és középvállalkozások körében végzett, hiánypótló kutatása.

A KKV szektor nyitott a digitális számlázási megoldásokra

Az eNET és a Számlázz.hu mikro-, kis- és középvállalkozások körében 2017 decemberében végzett reprezentatív felmérése alapján elmondható, hogy a digitális számlázási szolgáltatások igénybevétele tekintetében ez a szektor is felébredt Csipkerózsika-álmából.

Adott vállalatméretben (a 250 fő alatti munkavállalói létszámú cégek esetében) a számlázás jellemzően nem napi szintű tevékenység: minden harmadik cégre igaz, hogy éves szinten nem állít ki ötvennél több számlát. És bár valóban a számlatömb használata a legelterjedtebb ebben a szegmensben, a kézi számlázás pozíciója gyengülni látszik: egyre több vállalkozás használ valamilyen számlázóprogramot – a kutatás tanúsága szerint a 250 főnél kisebb cégek fele.

Az igénybe vett számlázóprogramok közül pillanatnyilag a telepített szoftverek az elterjedtebbek – ezt a szektor 40%-a használja. Ugyanakkor, részben magyar fejlesztésnek köszönhetően, már elérhetőek olyan online számlázók is, melyek felhő alapú szolgáltatások, amik biztosítják, hogy használói bárhonnan, bármikor hozzáférhessenek a számlázási lehetőséghez és információkhoz. Az új technológia dinamikusan terjed, jelenleg a mikro-, kis- és középvállalkozások 8%-a intézi a számlázással kapcsolatos ügyeit online számlázóval. E számlázójukat jellemzően 2-3 éve használják.

Online számlázás kisokos

Számlázóprogram: digitális számlázási megoldás – két formája lehet: a telepített és az online (felhő alapú) számlázók

Online számlázó: felhő alapú számlázó szolgáltatás, mely jellemzően alap és kényelmi szolgáltatásokat nyújt, és papír alapú és elektronikus számlák is kiállíthatók vele

Elektronikus számla: olyan számla, melyet elektronikus formában bocsátottak ki, valamint fogadtak be. Három alapkövetelményt kell teljesítenie, ezek: az eredet hitelessége, az adattartalom sértetlensége, az olvashatóság biztosítása. Csak elektronikus formában minősül bizonylatnak.

Papír alapú számla: olyan, számlázóprogrammal kibocsátott számla, ami csak papíron, kinyomtatva minősül bizonylatnak.

NAV online számlázás/adatszolgáltatás: 2018. július 1-jétől kötelező adatot szolgáltatni a legalább 100 ezer forint áthárított áfát tartalmazó, belföldi adóalanyok közötti ügyletekről kiállított számlákról. A kibocsátott számlák adataira vonatkozó adatszolgáltatás elektronikusan teljesítendő.

Az online adatszolgáltatás kihívása – közeleg 2018. július 1.

A számlázás a cégek számára olyan, mint a levegő: a mindennapokban körülvesz bennünket és teljesen egyértelmű, ugyanakkor, ha probléma merül fel vele kapcsolatban, az nagy bajt okozhat. A számlázás nem csak mennyiségi kérdés, nem csak azon múlik, milyen számlázási megoldást érdemes választani, hogy egy vállalkozásnak hány számlát kell kiállítania. Fontos, hogy jól, a jogszabályi követelményeknek megfelelően számlázzunk.

A felmérés szerint a 250 fő alatti vállalkozások 79%-a tud arról, hogy 2018. július 1-től bizonyos feltételek teljesülése esetén online adatszolgáltatás lesz szükséges a NAV felé. Az ennek való megfelelés kényszere azonban okozhat némi izgalmat a vállalkozások körében. Ha egy cég az online számlázóprogramok között keresgél, fontos, hogy a NAV-álló megoldásokat részesítse előnyben. A számlázási piacon többféle online számlázóprogram is megtalálható, melyek gyors, egyszerű, áttekinthető számlázási lehetőséget kínálnak. Ugyanakkor ezek a programok eltérőek lehetnek aszerint, hogy mennyire felhasználóbarát a kezelésük, milyen beépített lehetőségeket kínálnak, illetve milyen csomagokat és árakat nyújtanak. Az online számlázók többsége ingyenesen biztosítja számlázó szolgáltatását a vállalkozóknak (egyfajta alap csomagban), és csak a kényelmi szolgáltatásokért kell fizetnie azoknak, akik arra igényt tartanak.

Mik az online számlázó programok legfontosabb előnyei?

  • egyszerű használat
  • könnyű kezelhetőség
  • (ingyenes) papír alapú számlakiállítás
  • jogszabályoknak való megfelelés – NAV-állóság
  • NAV felé történő online számlázásra való alkalmasság
  • elektronikus számlakiállítás lehetősége
  • automatikus számlakiállítás lehetősége
  • webáruházi integráció lehetősége
  • könyvelővel való megoszthatóság

Forrás: eNET Internetkutató és Számlázz.hu közös kutatása

“A 2018. júliusától bevezetendő NAV online számlázás sok hazai vállalkozás számára keserű pirulának tűnik. Egy NAV-álló online számlázóval ez egy könnyedén átugorható akadály – sőt inkább egyfajta dobbantó a digitálisan érett és sikeres vállalkozás felé. A vállalkozóknak fontos információ, hogy a jogszabályalkotó szerint a NAV felé történő online adatszolgáltatási kötelezettség elmaradásából fakadó szankciók a számlakibocsátót terhelik, és minden technikai és operatív feladatot a számlázószoftvernek kell elvégeznie. Jó hír a hazai vállalkozóknak, hogy már létezik erre alkalmas online számlázó“ – mondta Stygár László, a Számlázz.hu szolgáltatás-fejlesztési vezetője, társalapító-tulajdonosa.

Az online számlázó használata nem cégméret kérdése

A cégvezetőkkel történt interjúk tanúsága szerint a számlázók használata a kicsik és a nagyok életét egyaránt megkönnyíti: már évi néhány számlától nagy segítség, ha az online számlázó a begépelésre reagálva automatikusan felkínálja a partnercég pontos nevét, adatait, adószámát stb., nagyban csökkentve ezzel a hibák lehetőségét. A nagy számlamennyiséggel rendelkezőket ugyanakkor olyan funkciók segítik, mint a tömeges számlagenerálás, az autokassza (ami szinkronizálja a kiállított számlákat és a számlára beérkező banki utalásokat), vagy a számlázót használó cég más rendszereivel való integrálhatóság képessége. Nem függ tehát a kiállított számlamennyiségtől, hogy valakinek érdemes-e online számlázó használatára adni a fejét.

Akkor mégis mitől függ? Kik tartozhatnak az online számlázók célcsoportjába a kutatás alapján?

  • Az online működés iránt nyitott, innovatív vállalkozások.
  • Akik nyitottak a számlázás folyamatait gyorsabbá és egyszerűbbé tévő digitális megoldások iránt.
  • Minden vállalkozás, ami egyszerűsíteni szeretné a számlázási folyamatait és az így felszabaduló időt és energiát inkább a vállalkozása építésébe fektetné.
  • A kicsik mellett azok is, akiknek magas a kiállított számlamennyisége, miközben nem akarnak a megnövekedett számlamennyiség miatt plusz munkaerőt felvenni – ilyenek lehetnek tipikusan a webáruházak.
  • Érdekében állhat a könyvelőknek is, akik a számlázás egyszerűsödésével felszabaduló munkaidejüket minőségi tanácsadói szolgáltatásba fordíthatják.
  • Azok, akik fontosnak tartják a transzparenciát – cégen belül és kívül egyaránt.

A jövő az elektronikus számláké

Az online számlázókkal elektronikus és papír alapú számlák egyaránt kiállíthatók. Az elektronikus számla Magyarországon viszonylag újnak számító számlázási mód, amelyet jelenleg a mikro- kis- és középvállalkozások közel nyolcada (12%) használ az eNET kutatása szerint; közülük 4% csak így számláz. A NAV kötelezettség előre láthatóan az elektronikus számlák részesedésének növekedését is magával hozza majd.

Az online számlakiállítás tehát dinamikusan terjed, és folyamatosan nő az elektronikus számlák részesedése is. Az online vásárlásban egyre járatosabb magyar lakosság számára az, hogy elektronikus számlát kap, vásárlóként már teljesen megszokott.

Mindezzel együtt, a kisebb cégek vezetői közül is egyre többekben fogalmazódik meg a gondolat, hogy érdemesebb lenne számlázásukat egy jól követhető, egyszerű, NAV-álló, és alapfunkcióit tekintve ingyenes vagy minimális költséggel bíró számlázóprogramra átterelni.

eNET Internetkutató

Röviden a felmérés hátteréről: az eNET 200 mikro-, kis- és középvállalkozást kérdezett meg a témában, telefonos adatfelvétellel, 2017. december 6 és 13 között. Az adatok vállalatméret és régió alapján reprezentálják a hazai mikro-, kis- és középvállalkozásokat. A téma teljesebb körüljárása érdekében a telefonos adatfelvételt mélyinterjús beszélgetésekkel egészítettük ki.